tugas Nur yanti N Achmad 2010145011

MICE  ONLINE

Rencana ruang sidang/pertemuan untuk 4 komite. Layout, peralatan dan Fasiltas yg diperlukan, sebagai berikut:

Jumlah anggota: 90 orang

Peninjau: 34 orang

Jumlah seluruh nya dibagi menjadi 4 komite: kurang lebih diperkirakan kira-kira 31 orang per komite

Untuk registrasi para peserta ditetapkan di pintu masuk, yang kemudian akan menerima: ID peserta serta handout rundown acara sidang.

• Lay out ruangan: classroom style      

Untuk melakukan ikatan Ahli Geologi Asia Pasific “Regional Scientific Meeting” on applied geology di Jakarta tepatnya di Skyline Block Convention Center yang berlokasi di Jakarta Selatan. saya bertindak sebagai staf inti dari Sky Line Block yang menjadi tangan kanan Mr.Ross, mempunyai gambaran layuot ruang konvensi skala sedang sebagai berikut ;

Disinilah tempat duduk untuk para peserta yang akan mengikuti pertemuan ini. disini saya akan menjelaskan tentang ruangan ini.diruangan ini terdapat meja dan kursi untuk para peserta, dibagian paling depan terdapat white board untuk pemantulan cahaya untuk proyektor dan disini saya akan menambahkan mimbar,dan juga menambahkan air minum beserta gelasnya disetiap mejanya tidak lupa saya memberikan tempat sampah untuk kebersihan area tempat pertemuan ini. ada juga bentuk layout seperti ini:

layout ini tidak menggunakan meja untuk para peserta,tetapi hanya disediakan kursi saja.di dalam layout ini ada white board,meja podium/mimbar dan untuk fasilitas penunjangnya saya menambahkan mini garden,agar tempat ini kelihatan lebih indah,beserta bunga diatas meja podium,bulletin board.didalam pembuatan layout harus saya perhitungkan berapa banyaknya peserta yang mengikuti metting ini,berapa skala/tempat yang akan dipakai perorang.
dan bisa juga menggunakan layout sebagai berikut:

Layout ini menggunakan round table untuk para peserta agar membuat peserta leluasa dan lebih nyaman. Didalam layout ini ada mimbar dan juga ada 2 white board untuk pemantulan cahaya untuk proyektor.

o    Perlengkapan:
-     Kursi gold chair sebanyak 35 buah
-     Meja panjang sebanyak 12 buah (1 meja kapasitasnya 3 orang)
-     Tempat sampah
-     Perlengkapan alat tulis (pulpen, notepad)
-     Mineral water
 -    Meja mimbar

-     Design bannernya bertemakan geologi

-     Sedikit ornamen tanaman

     

o    Fasilitas:
-  Toilet dekat dengan ruangan meeting-  Akses keluar menuju toilet
-  AC portable sebanyak 4 buah disetiap sudut ruangan
-  Platform untuk panggung
-  Waireless mic yang diletakkan di samping kiri dan kanan si moderator di 2       podium
-  Stage berukuran 3m x 6m
-  Screen 2 x 4 yang diletakkan disudut kiri dan kanan
-  White board dan juga notice board

-       Ruang VIP untuk ruang tunggu pembicara

-       Sounds system

Akomodasi serta meal yang disediakan

Dari hotel menuju tempat meeting akan ada jemputan berupa bis (blue bird kapasitas 50 orang) sebanyak 3 bis ,berkumpul setiap harinya di lobby pukul 07.00 pagi

• Akomodasi:  Ritz_Calton  Jakarta di jalan lingkar mega kuningan,  jakarta selatan

• Meal (hari pertama sampai keempat):

untuk akomodasi tempat peristirahatan yang saya berikan untuk para peserta tidak jauh dari tempat pertemuan/metting.dan untuk tempat akomodasi saya akan mementingkan fasilitas penunjang karena peserta tidak hanya membawa dirinya masing-masing tetapi peserta juga membawa accompanying person maka dari itu saya juga akan memilih akomodasi yang terdapat swiming pool beserta mini garden untuk anak-anak bermain.untuk perencanaan makan para peserta saya memberikan makanan pagi, siang,malam beserta coffe break.dan disini saya memperhitungkan makanan apa saja yang akan saya berikan ke peserta dan berapa harganya setiap peserta.jika ada peserta yang diet,maka saya akan memberikan menu berupa vegetarian yang tidak banyak menggunakan gula.dan saya akan memberikan

makanan yang berprotein terlebih dahulu dari pada korbohidrat.
untuk makan pagi saya akan memberikan makanan-makanan yang akan membuat peserta tidak merasakan kantuk.seperti buah,mufiin, puff dan teh.
Menu makanan yang saya rencanakan juga disertai dengan salad ataupun makanan yg benar-benar terbuat hanya dari vegetable, ini dikarenakan adanya sebagian peserta meeting yang sedang melakukan diet. menu makanan bagi yang menjalankan diet, sudah dikoordinasikan dengan chef dan akan dikurangi kadar kalori dengan menukar bahan makanan atau mengganti  menu vegetarian

Rencana pelaksanaan Rekreasi

Dikarenakan dengan lokasinya yg berada di Jakarta Selatan maka rencananya kita akan mengunjungi beberapa tempat rekreasi yang tidak terlalu jauh, seperti:

-       - Kebun binatang ragunan

-       - Taman Mini Indonesia Indah

-       - Water park Snow Bay

-     - Dan juga tak lupa perencanaan berkunjung ke Monumen Nasional ( MONAS )

-     - Serta beberapa tempat yang terdapat peninggalan-peninggalan sejarah

 .

    

-        - Untuk yang membawa anak-anak saya juga menyediakan ruang bermain untuk anak-anak.

-   - Membuat ruang tunggu seperti terdapat  TV  Plasma screen,  snack, dilengkapi dengan free WIFI untuk para istri atau sekertaris yang ikut beserta peserta seminar

Rencana lain yang menarik

·         - ROOMING LIST

Data kedatangan, keberangkatan, sharing dan proses pembayaran Personal Account atau cover by company

·         - SHUTTLE SERVICE

Pengadaan bus ini untuk penjemputan dan mengantar peserta kapanpun

·         - PRICE

Harga disesuaikan dengan fasilitas yang diberikan dari kesepakatan di kedua belah pihak agar tidak adanya pihak lain yang dirugikan

·         - MENU PLANNING

Memberikan menu breakfast, lunch ,coffe break dan juga dinner yang menarik dan juga elegant tetapi harga terjangkau dari customer

·        -  POSTER

Menempatkan poster buletin board yang bisa mendukung terlaksananya konferenci, bisa diletakkan dibelakang mimbar si pembicara dan juga dipintu masuk ruang pertemuan.

·        -  PLACE OF STAY

Tempat menginap untuk peserta disesuaikan

·        - ENTERTAIMENT

Menyediakan hiburan-hiburan yang menarik disela-sela seminar yang tetap berhubungan dengan budaya Indonesia, seperti tari-tarian , musik tradisional dll.

·       -   DESIGN

Mendesign ruangan sebaik mungkin dan berhubungan dengan tema seminar yaitu Geologi

·        -  FAMILIARITY

Hari terakhir, pada malam hari kita akan mengadakan malam perpisahan untuk  semua peserta

·        -  CITY TOUR

Mengadakan kunjungan kebeberapa museum-museum sejarah kebudayaan

Ulasan-ulasan  yang logis dan konkrit serta menarik

Saya akan menyajikan kelengkapan sarana dan prasarana  yang lebih modern serta pelayanan yang tidak disiapkan oleh konvection lain, dengan tatanan dekor yang simple dan elegan membuat anda akan merasa nyaman dan tidak akan menyesal mengadakan konvensi. Yang menjadi fokus utama kami adalah pengadaan fasilitas yang memadai untuk kepuasan pelanggan dan agar pelanggan akan kembali lagi mengadakan konvensi di Sky Line Block Convention Center